Retourtje cloud voor Frenken, Moers en Heerings notarissen

een interview met de directie

FMH - Frenken, Moers en Heerings notarissen is met een kantoor in Sittard en Geleen een bekende en vertrouwde naam in de Zuid-Oostelijke mijnstreek. Bij FMH werken 3 notarissen die elkaars vaardigheden aanvullen zodat FMH haar relaties goed van dienst zijn op elk juridisch gebied. Het notariaat staat in het algemeen niet bekend vanwege haar vooruitstrevendheid op het gebied van techniek en communicatie, FMH is echter een uitzondering. Bij FMH wordt techniek omarmd als dit de communicatie, dienstverlening  en efficiency bevorderd en voor zover dit op een veilige manier gebeurt. Zo is het al jaren mogelijk om vragen per e-mail te stellen en dat is minder vanzelfsprekend dan men in het algemeen zou veronderstellen. FMH ziet zich zelf als een laagdrempelig kantoor zonder onnodige opsmuk. Zo is iedereen welkom voor een informatief gesprek zonder dat hieraan meteen kosten verbonden zijn.

FMH is al jaren aangesloten bij netwerknotarissen, een samenwerkingsverband waarin 600+ juristen niet alleen samenwerken, maar ook kennis delen en op peil houden.
FMH heeft sinds 2003 de IT bij EQUA ondergebracht.  In 2011 besloot FMH de IT via een andere IT-leverancier naar de cloud te verhuizen maar na een evaluatieperiode van bijna een jaar besloot men om weer afscheid te nemen van de  cloud en te kiezen voor een eigen IT oplossing. In een interview met de notarissen vertellen de 3 vennoten over hun ervaringen en motieven om naar de cloud te verhuizen en waarom men besloot de verhuizing weer terug te draaien. Wilt u weten wat FMH voor u kan betekenen? Bezoek dan de website http://www.frenken-moers.nl/ of bel vrijblijvend naar 046 47 47 175.

“Hoe kwam u oorspronkelijk met EQUA in aanraking”
“Ik wist dat deze vraag eraan kwam”, vertelt mr. Jos Moers, “dus ik heb al wat onderzoek gedaan. Wij waren in 2003 niet geheel tevreden over onze automatisering en vroegen onze software leverancier Software Partners Zuid (SPZ) of zij geen betrouwbaar en kundig bedrijf konden adviseren. Will Duimelaar, destijds nog directeur van SPZ, vertelde dat zijzelf maar ook andere notarissen al jarenlang tevreden waren over EQUA. Wij hebben EQUA toen uitgenodigd voor een gesprek en daarna het bestaande NOVELL netwerk in onderhoud gegeven”.
“Maar dat NOVELL netwerk werd al snel vervangen door een moderner Microsoft netwerk”, vult mr. Maurice Frenken aan, “en dat netwerk werd geleverd en geïnstalleerd door EQUA. Wij hebben een goed gevoel bij EQUA en we hebben toen niet eens andere leveranciers benaderd.”

“Maar in 2011 besloot u voor de Cloud te kiezen en afscheid te nemen van EQUA én van SPZ”
“Dat was niet omdat we ontevreden waren over SPZ of over EQUA.”, antwoordt mr. Jean-Pierre Heerings, “Binnen ons samenwerkingsverband was een notarieel pakket aangekocht dat via de cloud aangeboden werd. De voordelen leken erg groot en pasten binnen onze filosofie om onze relaties optimaal te bedienen. Daarbij hadden we hoge verwachtingen van dit pakket op gebied van mogelijkheden, efficiency en kosten.”

“Maar binnen een jaar besloot u weer afscheid te nemen van de cloud”
“Dat klopt”, vertelt Jos Moers, “en die termijn was geen toeval. We hadden een proefcontract van één jaar waarin we deze nieuwe oplossing in de praktijk konden testen. Toen onze verwachtingen niet helemaal waar werden gemaakt besloten we terug te keren naar SPZ en EQUA.”

“Was dit een moeilijke keuze”
“De keuze om terug te keren naar SPZ en naar EQUA was niet moeilijk”, vertelt Jean Pierre Heerings, “we waren namelijk niet weg gegaan omdat we ontevreden waren. Maar de keuze om afscheid te nemen van de cloud-oplossing van onze eigen ‘club’ heeft wel wat voeten in aarde gehad. Hieraan gingen vele gesprekken vooraf en mij persoonlijk heeft het wel wat uurtjes slaap gekost. Het was ook niet zo dat de cloud-oplossing een slechte oplossing was, het bracht gewoon niet dat wat we ervan verwacht hadden.”

“Inmiddels zijn we alweer een hele poos uit de cloud en als ik nu terugkijk en beide oplossingen objectief vergelijk dan hebben beide software pakketten hun eigen pluspunten. Maar naar onze mening is de prijs/kwaliteit van de SPZ software en de IT op locatie aanmerkelijk gunstiger. Daarbij moet ik zeggen dat ik het een prettig gevoel  vind om te weten dat wij nu weer controle over de IT hebben en dat onze gegevens in ons eigen pand opgeslagen zijn. Men verzekerd ons wel dat alles veilig is maar nu kan ik het écht zelf controleren. Daarbij volg ik toch het nieuws en daar hoor en lees je toch veel over veiligheidsproblemen. Daarbij zal geen Cloud leverancier van zichzelf zeggen dat ze hun zaakjes slecht voor elkaar hebben. Van DIGINOTAR dachten we ook dat ze alles goed op orde hadden en dat bleek later toch niet zo te zijn. Toen bleek dat DIGINOTAR gehackt was en de certificaten ingetrokken werden, moesten we alles weer op de oude manier via fax en op papier doen en dat was niet bepaald een verbetering”.

“Was het ‘retourtje cloud’ een kostbare exercitie?”
“U weet ongetwijfeld dat de crisis niet ongemerkt aan het notariaat voorbij gaat.”, beantwoordt Maurice Frenken, “Dus we hadden deze kosten liever niet gemaakt. Maar als blijkt dat de verwachtingen niet gehaald worden moet je ook moedig genoeg zijn om op je schreden terug te keren en daar hoort dan ook het accepteren van de kosten bij. Op den duur verdienen we dat geld weer terug omdat de huidige oplossing beduidend gunstiger is.”

“Hoe snel verdient u de kosten terug?”
“U weet dat discretie een groot goed is in het notariaat.”, antwoordt Jos Moers, “Dus over de hoogte van de kosten wil ik geen mededelingen doen. Daarbij staan ook weer nieuwe IY investeringen op de rol zoals u weet. Maar laat ik zeggen dat we de kosten in 2-3 jaar terug verdienen, zelfs nadat we de nieuwe investeringen gedaan hebben.”

“Was de cloud een éénmalig experiment”
“Zeg nooit ‘nooit ‘ is een bekend gezegde.”,  antwoordt Jean-Pierre Heerings, “Maar als we het op korte termijn weer van plan zouden zijn dan zouden we niet investeren in het moderniseren van ons eigen netwerk. Op dit moment zijn we erg tevreden over de software en de nieuwe ontwikkelingen door SPZ en zoals Maurice al aangaf gaat de crisis niet onopgemerkt aan ons voorbij. Zonder te beknibbelen  op onze dienstverlening willen we wel de kosten in de gaten houden zodat we onze relaties niet alleen goed maar ook concurrerend van onze diensten kunnen voorzien”.
 
In Juni 2014 hebben FMH notarissen een volledig nieuw IT systeem inclusief VoIP gekregen waarbij de voordelen van cloud gecombineerd worden met de snelheid en de veiligheid van 'op locatie'.